Bushikan Karate-dô har vedtaget denne privatlivspolitik, der kort forklarer, hvordan vi behandler personoplysninger og her igennem sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling af data. Bushikan Karate-dô behandler personoplysninger i henhold til lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik og GDPR.

Bushikan Karate-dô behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. Bushikan Karate-dô opbevarer kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde foreningens formål. Bushikan Karate-dô sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige, dvs. når du aktivt har meldt dig ud af Bushikan Karate-dô, eller hvis du skriftligt beder foreningen om det. Bemærk, at det kan føre til automatisk udmeldelse, såfremt Bushikan Karate-dô ikke har de relevante oplysninger for kunne opretholde medlemskartoteket fremadrettet.

Bushikan Karate-dô er ansvarlig for behandling af dine personoplysninger og sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Foreningens kontaktperson er:
Formanden v/Kurt Brandt

Adresse:
Bushikan Karate-dô
Mosedeskolen
Lilleholm 58
2670 Greve

CVR: 39 31 35 37
Telefonnr.: 61 68 51 60
Mail: formand@bushikan.dk
Hjemmeside: www.bushikan.dk

Behandling af personoplysninger i Bushikan Karate-dô:

Medlemsoplysninger:

1. Almindelige personoplysninger: Navn, adresse, indmeldelsesdato, telefon, fødselsdato/år, e-mail, gradueringsstatus og -dato, kontingentindbetalinger, holddeltagelse og eventuelle andre oplysninger, som frivilligt er opgivet på indmeldelsesblanketten, samt bankkonto, hvis relevant.
2. For medlemmer under 18 år: forældres oplysninger (navn, e-mail, telefon).
3. Billeder fra træning, arrangementer, stævner og lignende.

Frivillige oplysninger ud over medlemsoplysninger (almindelige personoplysninger):

1. Oplysning om tillidspost i foreningen.
2. Cpr-numre i forbindelse med indhentelse af oplysninger om strafbare forhold (børneattest) på bestyrelse, suppleanter, Shihankai og trænere inkl. assistenter under oplæring.

 .
Bushikan Karate-dô indsamler oplysninger fra:

1. Medlemsblanketten ved indmeldelse.
2. Offentlige myndigheder (børneattest).
3. Billeder fra stævner, billeder fra træning, arrangementer.
4. Løbende oplysninger fra medlemmer vedr. ændringer i almindelige personoplysninger.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Bushikan Karate-dô behandler personoplysninger til bestemte formål, idet foreningen har en legitim og lovlig grund (lovhjemmel). Legitime og lovlige grunde til indhentning og behandling af oplysninger:

1. At vi som forening har en legitim interesse i oplysningerne.
2. At det er nødvendigt for, at vi kan opretholde medlemskartotek.
3. At det er nødvendigt for, at vi kan opkræve kontingent.
4. At loven stiller krav om, at vi behandler dine oplysninger fortroligt.
5. At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger.

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens medlemmer er:

1. At behandle medlemsoplysninger – herunder medlemskartotek, kontingent og udsende nyhedsbrev.
2. At drive foreningens aktiviteter, herunder planlægge og gennemføre, samt opfølgning af disse.
3. At kunne tilmelde til stævner, gradueringer m.m.
4. At kunne udbetale transport og rejsegodtgørelser, stævnerefusion og lignende.
5. At kunne planlægge og afholde sociale arrangementer og aktiviteter.
6. At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen.
7. At bevare oplysninger med historisk værdi til gradueringer og lignende.

Formålene med at behandle yderligere oplysninger om foreningens frivillige er:

1. At kunne koordinere og håndtere frivilliges opgaver i foreningen.
2. At have overblik over og kunne udvikle frivilliges erfaringer og kompetence.
3. At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven (krav om børneattest på alle, som arbejder med børn under 15 år).

Samtykke

Udfyldelse og aflevering af medlemsblanket sammenholdt med indbetalt kontingent betragtes som samtykke. Vi indhenter derfor kun yderligere oplysninger, såfremt det måtte være nødvendigt for at udbetale refusioner eller med henblik på stævnetilmeldinger og børneattester.

Billeder

Såfremt et medlem IKKE ønsker at fremgå af billeder på klubbens officielle sider eller reklame for klubben, skal det enkelte medlem informere klubben herom.

Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver ikke oplysninger om dig til brug for markedsføring hos andre foreninger m.m. uden dit samtykke.

Vi videregiver oplysninger indeholdende navn, fødselsdag, køn, adresse inkl. post nr. og by, telefon/mobil og e-mail til relevante karateforbund, Greve kommune og andre offentlige myndigheder, hvis relevant.

Vi videregiver relevante oplysninger om dig ved tilmelding til stævner og lignende.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Medlemslisterne og regnskabet opbevares på Dropbox (sikret med adgangskode), hvortil bestyrelsen og Shihankai har adgang.

Kontingentindbetalinger opbevares i netbank, hvor kassereren har adgang til oplysningerne.

Børneattester opbevares i ”E-boks”, hvortil kassereren og formanden har adgang.

Medlemmer/frivillige

Oplysningerne slettes senest et år efter ophør af medlemskabet. Dog kan det vælges at opbevare oplysninger (i anonymiseret form) på såvel medlemmer, frivillige og brugere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi for klubben.

Dine rettigheder

Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:

1. Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det, vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (foreningens oplysningspligt).
2. Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret).
3. Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse).
4. Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt).
5. Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring.
6. Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger, vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet).

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig skriftligt til klubben. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken.

Henvender du dig med en skriftlig anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Revision af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når vi ændrer privatlivspolitikken, ændrer vi også datoen nederst i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom på klubbens officielle sider. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på klubbens hjemmeside.

 

19-02-2019